本文作者：Neelie Verlinden

來源/翻譯：SuperHR

員工入職就像工作場所的蜜月期。這是您作為一個組織開始與您心愛的配偶、您的新員工建立愛的、持久的關系的時候。

因此，入職期是奠定雇主與雇員關系基礎的時期。

在本文中，我們將仔細研究員工入職。我們會告訴你所有你需要知道的技巧。我們還將分享我們的入職指南。這將為您提供構建出色入職流程的所有秘密要素，以便您可以為與新員工建立愉快、持久的關系奠定基礎。

01、介紹

沒有結構良好的入職流程會產生嚴重的（財務）后果。一些有趣的——如果不擔心的話——統計數據：

90% 的員工決定在頭6個月內留下或離開。

入職良好的新員工留在公司三年的可能性要高出 69%。

擁有出色員工入職計劃體驗的組織可將新員工的工作效率提高 54%。

入職還加快了新員工達到最佳生產力水平 (OPL) 的平均時間。

例如，如果我們看下圖，我們會發現在會計領域，讓員工達到 OPL 的平均成本是 32,600 英鎊——這比在這個行業中更換員工的“后勤”成本高出五倍行業。

入職也是為了減少新員工達到 OPL 所需的時間。

在公司爭相招聘最優秀人才的時代（使用各種各樣的招聘工具來做到這一點），一個好的入職流程是必須的，而不是好的。

因為讓我們面對現實吧，你不想在讓這些新員工加入時遇到很多麻煩（雙關語），只是因為你的員工入職不及時而在幾個月后再次失去他們——或者更糟糕的是，不存在。

02、什么是員工入職？過程視角

員工入職是新員工熟悉他們剛剛加入的公司的組織、人員和文化的過程。

入職期的目的有兩個：一方面，這是員工入職的傳統目標，它旨在讓新員工盡快投入運營。 另一方面，這是新員工入職的角色，它被用來塑造新員工對公司的重要第一印象。

成功的入職培訓有許多明確的結果。成功入職后，員工...

…見過他們的同事

…與他們的直接經理有關系

…在組織中會有賓至如歸的感覺

……建立了一些有意義的聯系

…將了解他們的角色和工作

…清楚地了解他們的評估標準

…可以使用所有資源來做好他們的工作

檢查某人是否入職的最簡單方法是詢問他們是否了解自己的角色，在他們的角色中取得什么樣的成功，以及他們是否在組織中感到賓至如歸。如果不是這種情況，則入職失敗。

糟糕的入職體驗是您能給員工帶來的最糟糕的事情之一。每個人都想做好工作，尤其是當他們剛被新組織聘用時。如果員工不了解做好工作會是什么樣子，他們就不太可能在組織中待太久。糟糕的入職與糟糕的候選人選擇是員工提前離職的主要原因。

03、員工入職的5個階段

入職期從候選人簽署錄取通知書后開始。當員工能夠自主地完成他們被雇用的工作時，它就結束了。

從候選人簽署要約到他們在辦公室的第一天之間的時期也稱為入職適應期。雖然預入職有時被視為一個單獨的過程，但我們將在本文中將其視為更廣泛的員工入職的一部分。

對于員工入職的不同階段有不同的看法。我們大致區分了其中的5個：

第一天之前（入職前）

第一天（方向）

第一周

前 90 天

在第一年年底

對于每個階段，我們將為您提供我們在其他公司使用的清單，您可以簡單地復制并應用到您自己的組織！

1. 入職前

您的候選人剛剛簽署了您提供的錄用通知。極好的！現在，您要確保他們確實能堅持到辦公室的第一天。這是入職適應期階段開始的時候。

準備工作：

發送實用信息電子郵件和歡迎視頻。在這封電子郵件中，我們會向候選人介紹他們第一天的情況，并回答諸如“我應該什么時候開始”、“我預計在哪里”、“我應該把午餐帶到辦公室”和“如果我有問題可以打電話給誰”等問題. 當然，電子郵件的確切內容可能會有所不同。您可能希望轉發有關如何登錄公司網絡的信息。這可以防止新候選人需要在第一天去 IT 部門激活帳戶的情況。我們還嵌入了公司兩位創始人歡迎他們加入公司的視頻。這使員工的體驗更加個性化。

受邀參加社交活動。我們向團隊發送了第一次社交活動的邀請。這是與同事聯系的關鍵，因此我們要求員工在確定日期后盡快確認。

起草 90 天計劃。90 天計劃是我們入職流程的基礎。90 天計劃是我們給員工的一份文件，其中包含他們的責任和我們對績效的期望。這包括作為其角色一部分的持續職責和他們將領導的新項目。絕妙的是，這個 90 天計劃不僅讓新員工清楚地了解對他們的期望，還迫使直接經理非常清楚地說明他們對員工的期望。我們發現這非常有幫助，實施它極大地改善了我們的入職流程。我們將在本文后面更詳細地介紹 90 天計劃。

告知團隊同事、角色和職責。入職是雙向的。在新同事加入前一天，團隊會聽取有關同事、他們的角色和職責的簡報。這創造了角色清晰度，并明確了新同事將參與哪些項目。這也使新員工感到受歡迎，因為每個人都了解他們的角色。

第一天+第一周的入職議程草案。正如您稍后會看到的，第一天非常忙碌。第一天，員工會見團隊，聽取管理團隊的公司介紹，并由他們的直接經理指導。這需要公司中多人的積極參與，因此提前計劃是創造順利第一天的關鍵。它還為新員工制定了明確的議程。

設置電子郵件地址+系統訪問權限。這因公司而異。如果有獨立的 IT 部門，這可能是一個單獨的工作流程。然而，關鍵是在員工加入之前安排好并進行測試。同樣，沒有什么比第一天自己去 IT 部門更糟糕的體驗了……

AIHR 嬰兒床視頻。在新冠病毒隔離期間，我們開始為我們的地方制作嬰兒床視頻。這是保持人們參與的好方法。新員工喜歡看這些以更好地了解他們的同事，我們要求他們在加入之前拍攝自己的嬰兒床視頻。這些在我們的公司頻道中共享。這樣，每個人都看到了他們的臉，并且已經對他們有所了解，這是一個很好的話題，可以在第一天立即聯系。

工作環境和設備：

分配（和清潔）辦公桌區域。當人們在辦公室工作時，我們會給他們一個固定的位置，至少在他們最初的幾天或幾周內。在他們的團隊和經理附近有一個專門的地方是讓他們從第一天起就參與其中的關鍵。一個非常實際的事情是清理他們的工作站。這是一項非常小的努力，但擁有一個僅供您使用的空白空間只會改善第一次體驗。

硬件。在新員工加入之前，我們總是準備好硬件。在我們的例子中，這是一臺筆記本電腦、鼠標、鍵盤等等。提示：讓筆記本電腦在新候選人加入前一天自行安裝，這樣他們就不必等待幾個小時才能完成系統安裝和更新。

設備用戶協議。我們已經準備好筆記本電腦以及用戶協議。這是必需的法律文件，因此我們也在第一天就解決了這個問題。

辦公室門禁卡。有了這張卡，員工可以在第二天早點來。順便說一句，第一天，請確保您已準備好將候選人送入公司。如果接待處期待他們并歡迎他們來到公司，那比他們不得不等待 10 分鐘要好得多，因為他們的名字是還沒進系統……

商務旅行卡。這取決于員工，但如果他們開車來，請確保他們可以在第一天使用辦公室停車場并了解停車場的可用性。沒有什么比不得不開車半小時試圖在已經滿員的停車場中找到一個位置更糟糕的了。

歡迎套件。這將因公司而異，但我們有一個 AIHR 筆記本，一個旨在減少塑料浪費的 Dopper 水瓶，以及一個額外的驚喜，如果我們的候選人閱讀這篇文章，我們不會放棄......

這就是員工入職流程的第一階段。一旦這一切都處理好了，我們就可以從第一天開始了！然而，第一天早起是經理的任務，因為還有更多事情要做。

2. 創造美好的第一天

第一天可以說更多的是關于體驗而不是信息。是的，你會告訴候選人很多，但他們可能會忘記你所說的 85%。然而，他們會在余下的職業生涯中記住第一天的感覺。這就是這一天的意義所在。下面，您可以找到第一天的入職模板。

歡迎：

買蛋糕、甜甜圈或香檳。為了讓這一天盡可能地充滿節日氣氛，我們從蛋糕、甜甜圈或幾瓶香檳開始！這些通常在下午與辦公室中的每個人共享。這提供了一個與整個公司會面、了解公司文化并正式歡迎他們加入整個團隊的絕佳機會。

討論當天的議程。這是一天的開始。在這里，經理和員工討論了當天的議程。這提供了員工結構。

辦公室參觀。這也發生在第一個小時。我們進行辦公室參觀——展示廚房、咖啡機的工作原理（可以說是參觀中最重要的部分）、浴室在哪里、展示辦公室、打印機，以及在辦公室最后一個離開時如何關閉辦公室。

介紹給同事+團隊。在這里，我們將它們介紹給公司的每個人，通常是在辦公室參觀期間。與他們的團隊會面更為重要。我們通常計劃在第一周與團隊中的每個人進行一對一的交流，稍后您會看到。

90天計劃。當天晚些時候，該員工被介紹到他們的 90 天計劃中。他們收到它并得到所有不同元素的廣泛解釋。這是員工入職的關鍵要素，稍后將對此進行詳細說明。

公司介紹。這是公司創始人的演講，主要關注公司在團隊和角色方面的運作方式及其文化。在這里，候選人還可以了解公司的目標、使命和愿景，并與大家分享。

周+月結構。在這里，經理向候選人介紹每周和每月的結構。這包括我們每月的飲料、每月的業務更新、每周的午餐驚喜，以及我們的每周和每日站立會議，以及其他活動。

邀請參加團隊日歷活動+假期日歷。候選人被添加到這些活動的日歷中，并可以訪問假期日歷。

提供對員工資源文件夾（手冊、費用表等）的訪問權限。這些是更無聊的活動，但同樣重要。

實用性：

無線密碼。無需解釋。如果您有一個集中式 IT 系統，則應該在第一天就將其覆蓋。

合法性。其中包括工資稅減免表格、護照掃描件和工作許可證。這些活動將根據您當地的法規而有所不同，但在早期處理這些活動仍然很重要。

提交工資單信息。這可以很容易地在網上完成。當然，這將取決于您公司的系統。

拍攝個人資料照片。這將用于我們的辦公軟件和我們的網站。

訓練：

通信和協作軟件。我們培訓新員工使用的軟件。這可以是 MS Teams、Yammer、Slack 或您的組織使用的任何其他軟件。

電子郵件。這包括電子郵件的基本培訓，包括設置您的簽名和外出回復政策。

角色中使用的任何其他軟件。

第一天就這樣結束了。這些活動需要 4-6 小時。員工可以在一天的剩余時間熟悉系統或從事他們的第一個項目。通常，人們對所有的印象都感到不知所措，所以在一天的剩余時間里不要對他們抱有太大的期望——只要給他們一些時間來喘口氣，然后早點回家。這是一個特殊的日子，所以他們應該慶祝。

3. 第一周

在第一周，還有很多事情要做。這些顯示在下面的模板中。

團隊：

選擇一家餐廳。每個星期五我們為整個公司訂購外賣，新員工可以選擇餐廳。選擇合適的餐廳可以說是他們第一周最艱巨的任務。總是有一些熱心的美食家同事（非常）樂于提供幫助。

與直接同事單獨坐下來。這通常已經在第一天進行，但如果一些同事不在，計劃與其他團隊成員坐下來，并在第一周進行。

與招聘經理一對一。在第一周，招聘經理每天都會與新員工坐下來。然而，這次會議將回顧第一周，評估進展順利和可以改進的地方，看看是否還有什么需要做的。

待辦事項：

計劃 公司介紹。每個新員工都必須向組織的其他成員介紹我們是誰。這有助于他們就公司是誰以及我們的工作提出一個簡短的建議。

添加到公司頁面。我們將員工添加到“關于我們”團隊頁面。

在 LinkedIn 上介紹。我們總是在 LinkedIn 上分享我們最新的同事。這有助于與我們的客戶建立更緊密的聯系。通常這會導致客戶與新員工立即互動，這是我們喜歡的。

計劃 90 天計劃簽到會議。每個月我們都會評估 90 天計劃的進展情況。這些會議計劃在第一周進行，以構建這個過程。

4. 前 90 天

在這里，我們需要談談 90 天清單，這是整個入職流程的主要內容。到目前為止，許多因素都集中在創造出色的入職體驗上。這個非常重要。然而，對一個人在工作中的責任有一個很好的了解也同樣重要。

如前所述，我們通過 90 天計劃來實現這一目標。該入職計劃包含該人員將從事的主要職責和項目。

這個 90 天計劃基于我們最近雇用的人。這個 90 天計劃包括此人將面臨的主要挑戰，包括平臺管理和團隊管理。我們試圖使這些盡可能聰明：部分職責是確保我們每個證書課程的 NPS 分數都達到 60+。

除了他們通常的職責（每周 15 小時）之外，還有一些關鍵項目（每周 25 小時）。這些是一次性的項目，人們將在 90 天結束之前花時間完成這些項目。

您可能會注意到，90 天計劃是高度結構化的。我們是故意這樣做的，因為我們已經了解到，在早期幾乎不可能給出太多的結構。在這 90 天之后，預計員工將啟動并運行，我們將根據員工的發展慢慢拆除結構。這將因員工的整合速度、他們獨立工作的程度以及他們的資歷/能力水平而有所不同。

這在 Hersey 和 Blanchard 開發的情境領導模型中得到了體現。該模型顯示了所需的支持和指導行為，具體取決于個人的發展。當人們剛剛加入您的公司時，他們可能是世界級的專家，但在您的環境中他們是新人。這意味著除了少數例外，他們需要被引導到他們的行為如何最好地為組織戰略做出貢獻，以及哪些行為是最緊迫的并且可能產生最大的影響。這就是為什么 90 天計劃如此重要的原因。

5. 第一年年底

雖然不是每個人都認為員工入職必須持續一年，但現在是正式結束入職的好時機。與您的員工坐下來進行最后的“入職”——如果你愿意，還可以結合他們的第一次年度績效評估——其中包括：

如上所述，事情的實際方面（盡管此時這應該不再是問題了！）

與工作相關的方面；你的新員工表現如何？

他們在公司的未來；您可以開始談論貴公司的 L&D 計劃，詢問他們在這方面的偏好和抱負等。

再次詢問他們對入職的看法，并詢問他們認為缺少什么/是否有任何建議可以使您的員工入職更好

04、員工入職最佳實踐

讓我們通過一些實用技巧來完成本員工入職指南，您現在可以在組織中實施這些技巧。

綜合人力資源實踐。在理想的世界中，90 天計劃是建立在職位描述和職位發布的基礎上的。90 天計劃應首先包括創建職位的原因，并應準確反映職位描述和職位發布。如果不是這種情況，則候選人基本上已經申請了不同的工作。換句話說，當他們開始工作時，他們發現實際工作與他們申請的工作不同，結果是員工不滿意，員工在第一年離職的可能性更大。這就是為什么整合這些人力資源實踐如此重要的原因，做大量的空缺招聘，并使你的職位描述與你的職位發布和 90 天計劃保持一致。

使用清單。我們為您提供了入職清單模板。我們的建議是復制它們并自己使用它們。清單很棒，因為經理可以親自打印它們，將它們放在辦公桌上，以便他們每天都能看到，并在新員工入職時檢查復選框。它提供結構并確保完成必要的步驟。

一致的入職。您的清單與您的一致性一樣好。如果經理有一份清單但不使用它，你的入職實踐將立即惡化。實施這些清單并確保它們被一致地使用。您的表現僅與上一次表現一樣好，因此請專注于這一點并始終如一地實施。

評估。此入職清單適用于我們，但尚未最終確定。隨著時間的推移，我們會收到反饋，改進我們的流程，調整細節并優化我們的入職培訓。最后，您的入職流程需要成為您自己的流程。您的組織有自己的文化、故事和習慣，因此在將您的文化傳達給新員工時，為他們量身定制入職體驗。

創建有效的工作流程. 我們為您提供的過程是一個模擬的，主要是紙筆解決方案。您的組織可能已經有了入職工作流程。在現有的工作流程中實施您從本文中獲得的想法。每個組織都有不同的系統，擁有數十名員工的公司使用的流程與擁有數千名或萬名員工的公司使用的流程不同。但是，請務必使過程個人化。加入我們公司的每個人都告訴我們，我們為他們提供了有史以來最好的入職培訓的原因之一是，我們將其高度個性化，并從一開始就給予他們每個人盡可能多的關注。確保無論您在組織中使用什么工作流程，您都可以利用入職作為在直屬經理和員工之間建立個人和牢固聯系的一種方式。

這篇關于員工入職流程的文章到此結束，我們在其中解釋了該流程，為您提供了入職流程中的步驟，并提供了一系列清單，您可以在組織中使用這些清單來有效地入職新員工。祝你好運，如果您有任何問題，請在下面發布。我們將盡快回答您的問題！

05、企業入職和技術

關于企業入職和技術的說法是有序的。到目前為止，我們討論的入職流程主要適用于初創公司和中小企業。在擁有更多新員工（和流動率）的大型組織中，需要一個更加自動化和數字化的流程。當然，雖然經理們仍應參與歡迎新員工入職，但人力資源部門負責整個入職流程。

自然，一旦新員工達到一定數量，模擬流程就變得不可行。為了確保一致的入職體驗，并確保所有清單框保持勾選狀態，您可以使用入職軟件。這種技術不僅使流程（部分）自動化，而且還通過關注以下方面從一開始（即入職前階段）就與新員工建立互動：

讓文書工作不礙事；

發送有關公司的（實用）信息；

在新員工和他們未來的同事之間進行介紹。

06、最后一點

員工入職就像工作場所的蜜月期。這是您為建立牢固、持久的雇主-雇員關系奠定基礎的時候。沒有結構良好的入職流程會產生嚴重的（財務）后果。

在構建出色的入職培訓計劃時，需要牢記幾個要素。當然，這個過程也有實際的一面，例如確保相關的文書工作井然有序，并且您的新員工擁有所有必要的設備——硬件和軟件——為他們在辦公室的第一天做好準備。

但照顧入職的另一面也同樣重要。從新員工簽約的那一刻起就與他們互動，明確期望，讓他們熟悉您的公司文化和價值觀，并幫助他們了解未來的同事。

根據您可用的預算，您可以自動化和簡化（大部分）員工入職。這樣做不僅可以為您節省大量時間，而且還有助于確保您的新員工在您的組織中有一個良好的開端。并提高你們在一起幸福快樂的機會。

來源：網絡

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